Bloque 3 manipular y emplear software educativo : bloque 2

Hoja de Calculo

Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanumericos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con formulas y/o funciones y dibujar distintos tipos de graficas.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA

"este tema es parte fundamental de EXCEL ya que sin ella no podriamos trabajar a qui podras conocer donde se encuentra cada uno de las herramientas de EXCEL aqui viene bien especificado donde y para que sirve cada una de ellas entre las cuales tenemos barra de menu , barra de titulo, barra de formulas, barra herramientas estandar entre otras mas y espero que les sirva para conocer mas de EXCEL."

ELEMENTOS:

BARRA DE TITULO

¿PARA QUE SIRVE?

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

BARRA DE MENUS

¿ PARA QUE SIRVE?

Es el sistema central de EXCEL ya que ahi se encuientran casi todas la funciones de EXCEL
contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

¿ PARA QUE SIRVE?

La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.

BARRA DE FORMATO

¿PARA QUE SIRVE?

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puededar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.

BARRA DE FORMULAS

¿PARA QUE SIRVE?

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

CUADRO DE NOMBRES

¿PARA QUE SIRVE?

cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.

CELDA ACTIVA

¿PARA QUE SIRVE?

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números , palabras símbolos, en este caso la B3.

BARRA DE ESTADO

¿PARA QUE SIRVE?

Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos

Seleccione ver de la barra de menúes

Hacer clic para abrir el menú desplegable.

En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de verificación

La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.

Se vera la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho. Esto lnos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

ETIQUETAS DE HOJAS

¿PARA QUE SIRVE?
Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

PANEL DE TAREAS

¿PARA QUE SIRVE?

En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se este realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.

USOS DE LA HOJA DE CALCULO

Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo =B1*C.

ELEMENTOS DEL ÁREA DE TRABAJO

Una característica de todos los programas de hojas de cálculo es que el área de trabajo se presenta en forma de tabla de celdas, creadas por filas y columnas.

Las columnas se nombran con letras y suelen ser 256. Primero se nombran de la A a la Z y después continúan con AA, AB, ... hasta llegar a AMJ.
Las filas se nombran con números y el máximo es 65.536.

Planea, introduce, edita y ordena datos

Elementos del área de trabajo de hoja cálculo
• Celda. Es la unidad básica de una hoja de cálculo se forma de la intersección de una fila con una columna. • Fila. Son secciones horizontales y se nombran por medio de números arábigos 1, 2, 3... Una hoja tiene 1048576 filas.
• Columna. Son las secciones verticales de una hoja de cálculo y se nombran por medio de las letras del alfabeto: A, B, C.... (A – Z, AA – AZ, BA – BZ, IA- XFD).

Planificación de la hoja de cálculo.
Para que una hoja de cálculo sea eficiente, antes de elaborar en la computadora, es importante realizar lo necesario para hacer una planificación previa en papel, especificando los siguientes puntos:

1. Determinar el propósito del problema

2. Asignación de un nombre significativo que identifique al problema, debe relacionarse con el contenido de la hoja.

3. Recopilar todos los datos de entrada necesarios para resolver el problema.

4. Determinar que cálculos se van a realizar, las formulas y funciones se requieren para obtener los resultados.

5. Analizar y entender que resultados son los que se quieren alcanzar.

6. Diseñar en una hoja de papel el aspecto deseado para la hoja de cálculo.

Estado de una celda.
Los estados de una celda se muestran del lado izquierdo de la barra de estado, los cuales pueden ser:

Cuando las celdas se encuentran en estado de introducir o modificar no se podrán asignar atributos a las celdas, para pasar a modo de listo tendremos que dar clic en el icono de introducir de la barra de formulas, para poder asignar cualquier atributo a la celda.

Ordenar datos Podemos ordenar los datos de nuestra hoja electrónica de cálculo para verlos y compren- der mejor la información que se presenta, para ordenar los datos debemos realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar los datos a ordenar

3. Aparecerá la siguiente ventana donde seleccionaremos el criterio por el cual queremos ordenar en nuestro ejemplo lo vamos a ordena por calificación de menor a mayor.

Formatos

Los formatos son los tipos de datos que puedes capturar en Excel, estos te ayudan a formar tus datos de acuerdo a como los necesites y se encuentran ubicados en la opción Inicio> Numero.
Los formatos pueden ser:
• General, son valores numéricos pero no están separados por miles ni decimales.
• Número, son para obtener operaciones con ellos y pueden tener o no decimales.
• Moneda, son para ejecutar precios y pueden ir con decimales o sin ellos pero con el signo de moneda del país que tu desees.
• Contabilidad, son valores numéricos tipo moneda sólo que el signo de pesos sale cargado a la izquierda y pueden ir o no con decimales; sirven para hacer cálculos contables con signos positivos o negativos.
• Fecha, son para formatos de fecha y hay de varios tipos: según desees con fecha corta, larga con día especificado, etcétera.
• Hora, son formatos para hora con minutos o segundos, cortas o largas.
• Porcentaje, son para valores de signo porcentual.
• Fracción, son para quebrados.
• Científica, cuando son números con dígitos muy largos y necesites que salga ejemplo con E+002.
• Texto, son para letras o palabras que se capturen en las celdas pudiendo ser también números pero con los cuáles no se van a hacer operaciones.
• Especial, son para fórmulas o datos especiales de un escrito esto es, ejemplo con símbolos de & # etcétera.
• Personalizada, Se puede definir como uno quiera.

Gráficas

Gráficos e imágenes
Un gráfico es la representación visual de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. Sin duda, un gráfico dice más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Para insertarse un gráfico en Excel se puede hacer lo siguiente :
• Gráfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro objeto.
• Hoja de gráfico añadida a una hoja exclusiva para el gráfico (en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto).

De igual manera, se puede crear un gráfico de forma manual o con la ayuda del Asistente.

Crear gráficos por el usuario
Antes de insertar un gráfico deberá estar disponible en la barra de herramientas Gráfico. Para acceder a la misma, debemos ejecutar menú Insertar > Gráfico Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de gráfico que permite seleccionar alguno de los tipos disponibles.

Para insertar un gráfico por éste método, será necesario tener datos registrados en las celdas. Para hacer el gráfico se deben seguir estos pasos:
• Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar.
• Dar clic en Insertar>Gráfico> Pulsar el icono Tipo de gráfico de la barra de Gráfico.
• Seleccionar el tipo de gráfico.

Se puede modificar el gráfico, y esto se hace dando doble clic al gráfico mismo el cuál te permite pasar a otra pestaña de Excel que es la de Diseño de Gráfico. En esta opción se puede cambiar el tipo de gráfico o los colores del mismo, también mover el grafico de lugar de origen a otra hoja. . En la parte superior existe otra cejilla que dice Presentación. En esta opción se le puede poner título al gráfico, o los rótulos de las categorías que son los textos que tienen los datos. Para asignar un nombre a los rótulos se pueden utilizar las celdas de la hoja de cálculo me- diante el botón, o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro y separando cada uno de ellos por punto y coma (;). Esta opción puede variar dependiendo del tipo de gráfico.

Pestaña Títulos El Título del gráfico, es el nombre que aparecerá en la parte superior de éste. También se puede poner en las categorías de los ejes, ya sean verticales u horizontales.
• En el recuadro Eje de categorías (X), se asigna el título al eje de abscisas (eje horizontal).
• En el recuadro Eje de valores (Y), se asigna el título al eje de ordenada (eje vertical).

Pestaña Rótulos de datos. Se pueden asignar varios marcadores a los datos del gráfico, ubicándolo en la parte superior de cada barra representada.

Insertar imágenes en un gráfico
Desde Archivo
• Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen.
Se ejecuta Insertar > Imagen > Desde archivo…
• Se elige la imagen y Aceptar.

Prediseñadas
• Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. se ejecuta Insertar > Imagen > Imágenes prediseñadas…
• Elige la imagen y Aceptar.

Otras imágenes. Se pueden insertar otros tipos de imágenes o dibujos, tales como Autoformas, WordArt y Organigramas.
Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Se ejecuta Insertar > Imagen > Autoformas o WordArt u Organigramas. se elige la imagen y Aceptar.

Fórmulas y funciones

Las fórmulas son expresiones alfanuméricas que a través de operandos y operadores permiten realizar cálculos numéricos como: sumar, restar, dividir, multiplicar, promediar, etc. para obtener un resultado. Se componen de valores, operadores y direcciones de celda. Los valores son los números que intervienen; los operadores son los signos de (+, -, *, / ) y las direcciones de celda, conocidas como referencias de celda, indican la ubicación de los valores que van a ser parte de la fórmula.
Cuando vas a ingresar una fórmula debes de seguir los siguientes pasos:
• Posiciona el puntero en la celda donde deseas ingresar la fórmula y que, a su vez, mostrará el resultado
• Teclea el signo igual (=) para que Excel identifique que se trata de una fórmula, de lo contrario lo toma como texto
• Escribe los valores y la operación que se va a realizar, por ejem- plo: = 5 * 10 . Si los valores están escritos en la hoja de cálculo, selecciona dando un clic con el puntero el primer valor, es- cribe el operador y selecciona el segundo valor; aparecerá la dirección de las celdas donde están los valores, por ejemplo: = A1 * B1
• Presiona enter para que obtengas el resultado

El objetivo de direcciones de utilizar direcciones de celda es que cuando se tenga que cambiar uno ó varios valores, no sea necesario volver a introducir la fórmula. En este caso estamos ha- blando de valores variables.

Constantes: hacen referencia a valores fijos que se encuentran dentro de una fórmula. Variables: hacen referencia a valores que cambian dentro de la fórmula. En Excel las operaciones se ejecutan según el siguiente orden:

Práctica 1
Entra a Excel, en la Hoja 1 captura la siguiente información tal como se muestra:

1. Aplica el comando combinar y centrar en el rango A1:D3 para que el título TELCEL quede tal como se muestra.
2 .Aplica el formato de valores correspondiente a cada una de las columnas.
3. Utilizando la fórmula cantidad por precio unitario, calcula el importe de cada modelo de teléfono.
4. El subtotal equivale a la suma de los importes por el IVA (16%).
5. El total es la suma del subtotal más el IVA.
6. Guarda el libro con el nombre TELCEL.
7. Cierra el libro.
8. Sal de Excel.

• Las funciones son fórmulas predefinidas, las cuales evitan utilizar fórmulas excesivamente grandes y/o complejas. Las funciones tienen dos elementos en su estructura: el nombre y los argumentos. Los argumentos de una función pueden ser valores de tipo texto, numérico o fecha, o bien, pueden ser las direcciones de celda. Estos argumentos siempre deberán ir después del nombre y entre parén- tesis. También deben iniciar con el signo = .

Antes de comenzar a utilizar las funciones es necesario que te familiarices con el concepto de rango.
• Rango se define como un conjunto de celdas, pueden localizarse en la misma columna ó fila; o bien puede ser un bloque rectangular de varias filas y columnas.
Cuando el rango de celdas se constituye de celdas que se encuentran en un orden consecutivo; se le llama rango de celdas adyacentes.
Cuando el rango de celdas se constituye de celdas que se encuentran en un orden discontinuo, es decir, que las celdas se encuentran sorteadas, no están consecutivas; se le llama rango de celdas no adyacentes.

Funciones de Fecha y Hora
AHORA ()
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.
Sintaxis: Ahora ()
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para poder realizar cálculos con ellos. Excel almacena la fecha 1 de enero de 1900 como el número de serie 1 si el libro utiliza el sistema de fechas 1900.
DIASEM Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento número_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).
Sintaxis: DIASEM (número_de_serie, tipo)
Argumentos: número_de_serie: Es un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Las fechas pueden introducirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, “30-01-1998”.

Ejemplos: DIASEM (“14-02-1998”) es igual a 7 (sábado).

DIASEM (“14-02-1998”,2) es igual a 6 (sábado).
DIASEM (“23-02-2003”,3) es igual a 6 (domingo).

HOY () Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora.
Para obtener más información acerca de los números de serie.
Sintaxis: HOY ()
Ejemplos: HOY () es igual a ‘26/01/03 ó 37647

Práctica 2 Entra a Excel, captura la siguiente información como se muestra y realiza lo que se te pide:

1. Aplica el formato adecuado al título, utiliza la función combina y centrar en el rango A1:F2.
2. Aplica formato a los títulos de las columnas, ajustando el texto donde se requiera.
3. Aplica el formato de valores correspondiente a cada una de las columnas.
4. La existencia final se calcula stock menos cantidad vendida.
5. El total a pagar corresponde al precio por la cantidad vendida.
6. Considerando los valores entre los rangos C4:C7 calcula el promedio de precios.
7. Para calcular la cantidad vendida máxima y la mínima considera el rango D4:D7.

8. Cuenta la cantidad de existencia final de productos utilizando la función correspondiente.
9. Muestra el total a pagar mayor a $50.00 utilizando la función correspondiente.
10. Guarda el libro con el nombre TIENDITA.
11. Cierra Excel.

Práctica 3

Entra a Excel, captura la siguiente información como se muestra y realiza lo que se te pide:
Toma en cuenta que debes combinar celdas y aplicar formato de hora y de moneda a las columnas corres- pondientes.

• Con la función correspondiente debes sacar la fecha.
• Debes sacar el pago total con fórmula.
• Debes sacar cuál es la suma del pago total.
• Con la función correspondiente debes sacar cuantas películas son.
• Con la función correspondiente debes sacar cual es el costo más alto.
• Obtén el pago total mas alto.

Práctica 4 Entra a Excel, captura la siguiente información como se muestra y realiza lo que se te pide:

1. Centra el título como se muestra.
2. Aplica el título a las columnas como se muestra.
3. Aplica el formato de valores correspondiente a cada una de las columnas.
4. La cantidad de libros disponibles es la cantidad total de libros menos libros prestados.
5. Con la función que corresponda calcula la cantidad de libros más prestados.
6. Con la función correspondiente obtén la cantidad de libros menos prestados.
7. Obtén el promedio de libros disponibles.
8. Guarda el archivo con el nombre BIBLIOTECA.
9. Cierra Excel.

Práctica 5 Entra a Excel, captura la siguiente información como se muestra y realiza lo que se te pide:

1. La calificación de las prácticas equivale al 40% de la calificación parcial.
2. La calificación del examen equivale al 60% de la calificación parcial.
3. La calificación final equivale a la calificación final más los puntos extra.
4. Con la función correspondiente calcula cuántos alumnos son.

5. Ordena la tabla por el nombre de manera ascendente.
6. Calcula la calificación más alta utilizando la función correspondiente.
7. Calcula la calificación más baja utilizando la función correspondiente.
8. Guarda el archivo con el nombre calificaciones.

Práctica 6 Entra a Excel, captura la siguiente información como se muestra y realiza lo que se te pide:

1. Las celdas de los destinos deben tener el formato de moneda con 2 decimales.
2. Calcular el subtotal con la función correspondiente.
3. Aplicar el iva del 16% al subtotal.
4. El total corresponde al subtotal por el IVA.
5. Aplicar el descuento del 18% al total.
6. El total a pagar equivale al total menos el descuento.
7. Con las funciones correspondientes obtener:
• Presupuesto mayor.
• Presupuesto menor.
• Presupuesto promedio.
• Total de destinos.
• Y a los destinos que se indican.
8. Guarda el archivo con el nombre de AGENCIA DE VIAJES.

Protege la hoja de cálculo

Al manejar información debemos tener siempre en cuenta las medidas de seguridad, éstas son aquellas que evitan que nuestros archivos sean dañados o modificados por personas ajenas, nos permiten resguardar y proteger la información buscando con esto mantener la confidencialidad e integridad de la misma, por lo que la información sólo puede ser modificada por personas autorizadas.
Excel cuenta con una función para proteger las hojas de cálculo para evitar que algún usuario modifique o manipule los objetos y la información, según las celdas que selecciones, puedes darle el valor de bloqueada (la cual no se puede editar) o el valor de oculta (la cual no se puede ver). Además para proteger nuestra información, podemos aplicar contraseñas de apertura (solamente personal autorizado puede entrar y modificar la información) y contraseñas de escritura (se puede abrir el archivo pero no se puede modificar).

Para aplicar una contraseña realizamos estos son los pasos:

Además de las opciones de protección con contraseña Excel nos da más herramientas, como proteger las celdas del libro. Para utilizar esta herramienta seguimos estos pasos:
• Primero seleccionamos las celdas que si queremos que sean modificadas

• Después en la pestaña de revisar, damos un click en la opción proteger hoja y le damos una contraseña.

Si necesitamos hacer algún cambio, después de proteger nuestra hoja, volvemos a dar un click en la pestana revisar y en desproteger hoja.

Imprime la hoja de cálculo

Una vez que concluimos con nuestro trabajo y si se requiere tener el trabajo físicamente, Excel nos da las opciones necesarias para configurar la hoja según nuestras necesidades y mandarla a imprimir.
Las opciones de de impresión son las siguientes:

1. En la barra de herramientas de acceso rápido, tenemos la opción de impresión rápida la cual no permite seleccionar la impresora, imprime directamente a la impresora que esta predeterminada.